Como usar o sistema de tags?

Imagine que você está organizando uma biblioteca pessoal. Tradicionalmente, você colocaria cada livro em uma única estante temática - ficção, não-ficção, biografia. Mas e se um livro fosse uma biografia de um cientista que também contém elementos de ficção científica? Em qual estante ele ficaria?

O que são as tags?

Tags são marcadores digitais simples que você pode atribuir a qualquer item do sistema. Pense nelas como etiquetas adesivas que você cola em documentos, mas com superpoderes: um único item pode ter múltiplas tags, e você pode encontrar rapidamente tudo que compartilha características similares. A diferença fundamental entre tags e o sistema tradicional de pastas é a flexibilidade. Enquanto uma pasta obriga você a escolher uma única categoria principal, as tags permitem que você descreva um item sob múltiplas perspectivas simultaneamente.

Nosso cérebro não pensa em hierarquias rígidas quando procura informações. Quando você tenta lembrar de um documento importante, pode pensar "era algo sobre o projeto X, que discutimos na reunião de quinta-feira, e tinha a ver com orçamento". Tags permitem que você organize e encontre informações exatamente dessa forma - através de múltiplas associações e características.

O processo de trabalhar com tags é surpreendentemente simples, mas incrivelmente poderoso quando você entende seus princípios fundamentais.

Organizando suas tags

Ao criar processos, tarefas, consultorias ou qualquer entidade dentro do Datavenia, você terá acesso a um campo de tags. Nesse campo você poderá incluir suas tags criadas anteriormente ou então criar novas tags durante a atribuição.

Você poderá incluir um nome, um grupo (processos, casos, consultorias...) e uma cor para representar sua tag.

Respeitando a acessibilidade, procuramos ajudar você a escolher cores para suas tags de maneira que elas sejam agradáveis para leitura.

Nomes para suas tags

Para te ajudar, vamos organizar a hierarquia dos seus clientes. No Datavenia você possui a separação de clientes por pessoa física e pessoa jurídica/empresa. Mas e se você quiser ser mais específico quanto a natureza do cliente?

• VIP: um cliente premium que demanda mais sua atenção
• Indicação: sinalizando que o cliente foi indicado por alguém
• Grupo ABCD: mostrar que cliente/empresa pertecem a um grupo conhecido

Tipos de tag

Como você pode observar nas imagens de exemplo, temos um tipo com o valor "Cliente". Isso significa que essa tag só será aplicada ao escopo "Cliente" e a nenhum outro. Assim você pode manter a hierarquia das suas tags de acordo com cada entidade. Mas caso você queira ter apenas uma tag global chamada "VIP", você pode criar no escopo global.

Por padrão no Datavenia, você terá os seguintes tipos de tag:

• Advogados
• Casos
• Clientes
• Consultorias
• Documentos
• Empresas
• Global
• Processos

Cores com o seu significado

É bastante cultural durante as anotações você ter diferentes tipos de caneta para marcar seus textos, no Datavenia não seria diferente. Você pode criar suas tags com a cor que quiser.

Mas lembre-se de que as cores precisam ser legíveis para uma fácil localização no sistema. Também é importante para nós que as cores sempre sejam legíveis para que o sistema seja mais acessível para pessoas com deficiências visuais.

Boas características

Não tente criar um sistema perfeito desde o primeiro dia. Comece com algumas tags básicas e observe como você naturalmente procura e agrupa informações. Seu sistema de tags deve crescer organicamente conforme suas necessidades se tornam mais claras.

A cada algumas semanas, reserve um tempo para revisar suas tags. Você pode descobrir que criou tags muito similares (urgente e prioridade-alta) que podem ser consolidadas, ou que algumas tags nunca são usadas e podem ser removidas.

A verdadeira força das tags aparece quando você combina múltiplas tags em uma busca. Pratique usar diferentes combinações para encontrar exatamente o que precisa. Por exemplo, VIP + contrato + pendente vai mostrar todos os contratos pendentes específicos dos seus clientes VIP.

Consistência na equipe

Se você trabalha em equipe, estabeleça convenções claras sobre como criar e usar tags. Considere criar um documento simples com exemplos de tags comuns e diretrizes de nomenclatura para que todos sigam o mesmo padrão. E não esqueça de compartilhar esse artigo com eles para que todos possam aprender.

Tags vs Pastas

Você pode ter se perguntado, por que escolhemos o conceito de tags ao invés de pastas para a organização geral do seu escritório?

1. "Pastas" é um conceito que pode ser aplicado de forma efetivo apenas para entidades jurídicas, como processo e caso. Para outras entidades, esse conceito pode se tornar defasado.
2. Uma pasta pode ser associada ao tradicional "papel e caneta", o que não se aplica bem ao meio digital.
3. A hierarquia criada por pastas pode se tornar complexa e ter múltiplos níveis, sendo necessário navegar entre várias pastas e subpastas para encontrar seu conteúdo.
4. Liberdade. Ao utilizar Datavenia, você está livre de amarras conceituais e pode aplicar sua própria organização para ter o sistema com a cara do seu escritório.

Conclusão

Por meio das tags estamos entregando o poder de organizar as entidades do seu escritório de acordo com a sua forma de trabalho. O Datavenia se adapta ao seu escritório, e não o escritório se adapta ao sistema.

Acreditamos que esse sistema é o sistema mais eficiente quando se trata de organização de dados. Se você ficou curioso para saber mais sobre esse tipo de organização, você pode começar a pesquisar por Zettelkasten, o conceito que deu origem a organização por tags.